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Was ist Reinigungsdokumentation? Eine fundierte Erklärung für Büros, Kitas, Praxen und Pflegeeinrichtungen

Reinigung gehört zu den sichtbarsten Prozessen eines Gebäudes – und gleichzeitig zu den am wenigsten nachvollziehbaren. Ob ein Raum tatsächlich gereinigt wurde, wann, von wem und ob gemäß Vorgaben, ist ohne eine strukturierte Reinigungsdokumentation oft nicht eindeutig erkennbar.

Reinigungsdokumentation ist deshalb weit mehr als das Abhaken einer Liste. Sie ist ein zentrales Werkzeug, um Qualität zu sichern, Verantwortlichkeiten zu klären und im Bedarfsfall den Nachweis zu erbringen, dass Reinigungsprozesse korrekt durchgeführt wurden.

Doch nicht jedes Unternehmen benötigt dieselbe Tiefe der Dokumentation. Die Anforderungen variieren stark — je nach Branche, Risiko, gesetzlichen Vorgaben und internem Qualitätsanspruch.

Dieser Leitfaden erklärt:

  • was Reinigungsdokumentation bedeutet,
  • welche Arten der Dokumentation es gibt,
  • welche Anforderungen für verschiedene Einrichtungen gelten,
  • und wie Sie Ihre eigene Kategorie identifizieren können.

1. Was bedeutet Reinigungsdokumentation?

Reinigungsdokumentation beschreibt die systematische Erfassung von Reinigungsmaßnahmen. Sie beantwortet im Kern drei Fragen:

  • Was wurde gereinigt? (Raum, Bereich, Objekt)
  • Wann wurde gereinigt? (Datum, Uhrzeit, Intervall)
  • Von wem und wie wurde gereinigt? (Personal, Qualität, Besonderheiten)

Damit ermöglicht sie:

  • Qualitätssicherung
  • Transparenz
  • Nachvollziehbarkeit
  • Prüf- und Auditfähigkeit
  • Vergleichbarkeit zwischen Standorten oder Teams

Je nach Branche kann sie ein interner Standard, eine empfohlene Maßnahme oder eine gesetzliche Pflicht sein.

2. Die drei Hauptformen der Reinigungsdokumentation

A) Analoge Reinigungsdokumentation (Papierlisten)

Dies ist die klassische, weit verbreitete Form:

  • Listen an Türen
  • Klemmbretter
  • Monatspläne zum Abhaken
  • Unterschriftsfelder mit Datum

Vorteile:
✔ schnell eingeführt
✔ ohne Technik nutzbar
✔ verständlich für alle Mitarbeitenden

Nachteile:
✘ anfällig für Lücken oder Lesbarkeitsprobleme
✘ schwieriger zu archivieren
✘ nicht automatisiert auswertbar
✘ schwer eindeutig zuzuordnen

Wichtig:
Papierlisten sind grundsätzlich zulässig und können auch bei Audits anerkannt werden — sind aber nur bedingt geeignet, weil sie in der Praxis oft Unvollständigkeiten oder Interpretationsspielräume aufweisen.

B) Digitale Reinigungsdokumentation

Hier wird die Durchführung einer Reinigung über Software, Apps oder QR-Codes erfasst.

Typische Merkmale:

  • QR-Code am Raum als Check-in
  • digitale Checklisten
  • automatische Zeitstempel
  • nachvollziehbare Historie
  • Auditberichte auf Knopfdruck

Vorteile:
✔ fälschungssichere Nachweise
✔ Echtzeitübersicht
✔ klare Raum- und Personenbezüge
✔ einfache Auswertung / Reporting
✔ bessere Zusammenarbeit mit Dienstleistern

Digital ist nicht zwingend vorgeschrieben — aber in vielen Branchen deutlich verlässlicher und effizienter.

C) Hybride Dokumentation

Die Übergangsform:

  • Papierlisten werden fotografiert
  • bestimmte Bereiche schon digital, andere noch analog
  • Mischsysteme je nach Verantwortlichkeiten

Diese Form entsteht oft, wenn Systeme schrittweise eingeführt werden.

3. Warum Betriebe Reinigungsdokumentation benötigen – und welche Anforderungen gelten

Nicht jede Einrichtung muss dieselben Standards erfüllen. Die Anforderungen lassen sich in drei Kategorien einteilen:

Kategorie 1: Bürogebäude & normale gewerbliche Nutzung

Beispiele:

  • Büros
  • Agenturen
  • Coworking Spaces
  • Industriebereiche ohne besondere Hygieneanforderungen

Anforderungen:
Keine gesetzlichen Reinigungsnachweise erforderlich. Dokumentation dient hier vor allem:

  • interner Qualitätssicherung
  • Nachvollziehbarkeit der Dienstleisterleistung
  • Reklamationsmanagement
  • ISO-/QM-Anforderungen

Besonders relevant:
In Büros ist Reinigungsdokumentation häufig ein Thema der Servicequalität, nicht der Compliance.

Kategorie 2: Einrichtungen mit erhöhtem Hygieneanspruch

Beispiele:

  • Kitas & Schulen
  • Sportstätten
  • Küchen- und Lebensmittelbereiche
  • Sozialräume

Anforderungen:
Hier steigen die Anforderungen durch:

  • Hygienekonzepte
  • Lebensmittelrechtliche Vorgaben (HACCP-Bereich)
  • behördliche Kontrollen
  • dokumentationspflichtige Prozesse

Wichtig:
Reinigung muss nicht nur stattfinden, sondern nachweisbar und richtig dokumentiert sein.

Kategorie 3: Medizinische, pharmazeutische & pflegerische Einrichtungen

Beispiele:

  • Arztpraxen
  • Apotheken (inkl. Laborbereiche)
  • Pflegeheime
  • Tagespflege
  • therapeutische Einrichtungen

Typische Vorgaben:

  • MDK-Prüfungen
  • Apothekenaufsicht
  • Gesundheitsamt
  • Hygiene- und Aufbewahrungspflichten
  • valide, nachvollziehbare Dokumentation

Hier ist analoge Dokumentation möglich, aber digital gewinnt deutlich an Bedeutung, weil:
Nachvollziehbarkeit strenger bewertet wird, Lücken oder Unleserlichkeiten problematisch sind, Reports benötigt werden, Verantwortlichkeiten klar zugeordnet sein müssen.

4. Wie Unternehmen ihre eigene Kategorie bestimmen

Diese Selbsteinschätzung ist für viele Betriebe entscheidend, um zu merken, welches Dokumentationsniveau überhaupt benötigt wird.

Frage 1: Werden Sie extern geprüft?

→ Ja → Kategorie 3
→ Nein → weiter

Frage 2: Arbeiten Sie mit Lebensmitteln oder vulnerablen Gruppen?

→ Ja → Kategorie 2
→ Nein → weiter

Frage 3: Haben Sie interne Qualitäts- oder ISO-Anforderungen?

→ Ja → Kategorie 1
→ Nein → einfache Kategorie 1

⭐ Hinweis: QuickCheck zur Selbsteinschätzung

Wenn Sie sich unsicher sind, welche Anforderungen für Ihr Unternehmen gelten oder wie gut Ihre aktuelle Reinigungsdokumentation aufgestellt ist, können Sie das in wenigen Minuten herausfinden:

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5. Warum digitale Reinigungsdokumentation zunehmend Standard wird

Auch wenn digitale Systeme nicht für alle verpflichtend sind, haben sie deutliche Vorteile:

✔ Objektive Nachvollziehbarkeit
Keine Lücken, keine unleserlichen Unterschriften.

✔ Bessere Zusammenarbeit mit Dienstleistern
Nicht „Überwachung“, sondern Messbarkeit der Leistungserbringung.

✔ Auditfähigkeit
Berichte und Historien auf Knopfdruck statt Blättern in Papierordnern.

✔ Effizienz & Qualität
Teams arbeiten mit klaren Vorgaben und transparenter Rückmeldung.

✔ Zukunftssicherheit
Viele Branchen digitalisieren gerade ihre kompletten Qualitätsprozesse.

6. Fazit: Reinigungsdokumentation ist ein Werkzeug für Qualität, Sicherheit und Transparenz

Ob Büro, Kita oder Pflegeeinrichtung: Eine klare, nachvollziehbare Reinigungsdokumentation schafft:

  • Vertrauen
  • Effizienz
  • Sicherheit
  • Nachvollziehbarkeit
  • messbare Qualität

Sie ist ein Baustein moderner Gebäudebewirtschaftung – analog möglich, digital ideal.

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